บทความโดย นายฟาบิโอ ทิวิติ รองประธาน ประจำภูมิภาคอาเชียน บริษัท อินฟอร์
ไม่มีใครทราบเลยว่า การแพร่ระบาดของโควิดนี้จะสิ้นสุดลงเมื่อใด และโลกของการทำงานจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหลังจากเหตุการณ์นี้ แต่ที่แน่ ๆ ดูเหมือนว่าเราจะรับรู้ได้ถึงผลกระทบและปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงชีวิตเรานี้ ท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงมากมายที่เราได้ประสบในช่วง 12-18 เดือนที่ผ่านมา จะพบว่า การทำงานเสมือนจริงไม่ว่าจะเป็นแบบไฮบริดที่ทำงานจากบ้านหรือจากที่ใดก็ตาม หรือเข้าออฟฟิศทุกวันเต็มเวลา ดูเหมือนว่าการทำงานแบบนี้จะยังคงอยู่กับเราต่อไปอีกนาน
ในมุมหนึ่ง โควิดให้โอกาสพิสูจน์แนวคิดเรื่องการทำงานจากที่บ้าน (work from home = WFH) ว่าเป็นไปได้จริงหรือไม่ จากการศึกษาล่าสุดของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดแสดงให้เห็นว่า พนักงานที่ได้รับอนุญาตให้ WFH มีความสามารถในการทำงานเพิ่มขึ้น เทียบได้กับการทำงานเต็มวันในทุกสัปดาห์ ยิ่งไปกว่านั้น ผลสำรวจเพิ่มเติมจากรายงานฉบับนี้ยังแสดงให้เห็นว่า การ WFH ทำให้การลาออกของพนักงานลดลง 50% และมีการลาป่วยน้อยลงอีกด้วย ซึ่งสิ่งที่ตอกย้ำข้อเท็จจริงนี้คือ การลดพื้นที่สำนักงานได้ช่วยประหยัดเงินค่าเช่าลงได้อย่างมาก โดยผลการศึกษาระบุว่า สามารถประหยัดได้ถึง 2,000 เหรียญสหรัฐฯ ต่อพนักงานหนึ่งคน ซึ่งดูเหมือนว่าจะเป็นผลดีต่อทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในทำนองเดียวกัน จากผลสำรวจของ Gartner เมื่อเร็ว ๆ นี้ระบุว่า การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้จะยังคงอยู่ตลอดไป โดยมีผู้บริหารองค์กรจำนวนสูงถึง 82% วางแผนให้พนักงานทำงานจากระยะไกลในอนาคต อย่างน้อยที่สุดก็ในช่วงพาร์ทไทม์
ทว่าในขณะที่กลยุทธ์และนโยบายการ WFH ส่วนใหญ่เกิดจากการจัดการกับวิกฤตท่ามกลางการแพร่ระบาดของโรค ข้อบ่งชี้ถึงการทำงานระยะยาวแบบนี้เห็นได้ชัดว่า จำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ที่ครอบคลุมทั้งผู้คน กระบวนการ และระบบ ตลอดจนโครงสร้างที่จำเป็นเพื่อความยั่งยืนในระยะยาว มากกว่าเพื่อการวางแผนการทำงานในระยะสั้น
ผลลัพธ์ที่น่าแปลกใจ
อย่างไรก็ดี ปัจจัยสำคัญที่สุดประการหนึ่งที่พึงตระหนักถึงในการจัดทำแผนกลยุทธ์ระยะยาว คือ ทางเลือกนี้ไม่ได้ปราศจากความเสี่ยงโดยสิ้นเชิง และเมื่อต้องประเมินกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่เป็นไปได้ องค์กรต้องมองภาพรวมให้รอบคอบก่อนจะทำการตัดสินใจ
สำหรับประเด็นสำคัญด้านสุขภาพและความปลอดภัย มีสิ่งที่ควรพิจารณาและไม่ควรมองข้าม ซึ่งจะเห็นได้จากการนำมาตรฐาน ISO ใหม่ – ISO 45003 ซึ่งเป็นมาตรฐานระดับโลกที่ประเมินถึงความเสี่ยงด้านจิตสังคมฉบับแรกมาเริ่มใช้งานในเดือนมิถุนายน 2564 โดยมาตรฐานใหม่นี้จะให้คำแนะนำในการจัดการสุขภาพจิต และความปลอดภัยในการทำงาน เน้นในเรื่องที่อาจมีผลกระทบต่อสุขภาพจิต รวมทั้งการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิผล แรงกดดันที่มีมากเกินไป ความเป็นผู้นำที่ไม่ดี และวัฒนธรรมองค์กร โดยองค์กรที่มุ่งมั่นในความยั่งยืนสามารถปรับกลยุทธ์ระดับองค์กรให้สอดคล้องกับเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) ของสหประชาชาติได้มากขึ้น เพราะการใช้มาตรฐาน ISO 45003 จะแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นขององค์กรในการรับรองสภาพการทำงานที่มีคุณค่า สุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี
มาตรฐานนี้ได้รับการแนะนำให้ใช้กันอย่างกว้างขวางด้วยตระหนักถึงข้อเท็จจริงที่ว่า แม้การทำงานระยะไกลจะมีความยืดหยุ่นก็ตาม แต่พนักงานที่ทำงานในออฟฟิศแบบดั้งเดิมจำนวนมากพบว่า ตนเองกำลังประสบกับภาวะหมดไฟจากการทำงานเมื่อต้องปฏิบัติหน้าที่อย่างต่อเนื่องท่ามกลางภาระหน้าที่และความต้องการต่าง ๆ ภายในครอบครัว สำหรับหลาย ๆ คนเส้นแบ่งระหว่างงานกับบ้านอาจเลือนลาง จนทำให้การสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวกลับตาลปัตร ไปเป็นการผสานชีวิตส่วนตัวและการทำงานเข้าด้วยกัน (work-life integration) ซึ่งแน่นอนว่าบางคนอาจปรับตัวได้ง่าย แต่ไม่ใช่กับทุกคน
จากมุมมองของนายจ้าง การติดตามและจัดการกับภาวะหมดไฟในการทำงานที่อาจเกิดขึ้น รวมทั้งสัญญาณด้านสุขภาพจิตที่เกี่ยวข้อง เป็นเรื่องสำคัญที่จะทำให้พนักงานที่ทำงานอยู่นอกออฟฟิศ (virtual workforce) มีความสุข เกิดแรงจูงใจ และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งทำให้เกิดผลเชิงบวกในท้ายที่สุดด้วย ผู้ริเริ่มเรื่องนี้กำลังมุ่งเน้นที่ความเสี่ยงด้านสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงานที่ทำงานอยู่นอกออฟฟิศมากขึ้นเป็นสองเท่า โดยใช้แนวทางสร้างสรรค์ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และลดความเสี่ยงลงให้เหลือน้อยที่สุด
การใช้แนวทางอย่างเป็นระบบ
การใช้แนวทางต่าง ๆ ดังกล่าวจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท แต่บริษัทหลายแห่งก็หันมาใช้ระบบบริหารจัดการทุนมนุษย์ (Human Capital Management: HCM) เป็นจุดเริ่มต้น โดยใช้ประโยชน์จากเกณฑ์วัดด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ทำให้เข้าใจถึงสุขภาพของพนักงาน ติดตามแนวโน้มและรูปแบบ และเน้นย้ำประเด็นที่ต้องให้ความสนใจแบบเรียลไทม์ โปรไฟล์ของพนักงานแต่ละคนสามารถสร้างขึ้นได้ตามปัจจัยต่าง ๆ เช่น ระยะทางจากที่พักพนักงานถึงออฟฟิศ ตลอดจนการขาดงานจากการเจ็บป่วยและการนัดหมายทางการแพทย์ ซึ่งเมื่อนำมารวมกับการวิเคราะห์ของ Microsoft ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน เวลาประชุม จำนวนอีเมลที่ส่งออกแล้ว จะทำให้เห็นภาพว่าจำเป็นต้องยื่นมือเข้าไปช่วย ณ จุดใดบ้าง (design interventions) เพื่อทำให้สถานการณ์เปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น
ยิ่งไปกว่านั้น ระบบประเภทนี้ยังช่วยระบุได้ว่า พนักงานมีความเหมาะสมที่จะทำงานระยะไกลในระยะยาวหรือไม่ ในความเป็นจริงที่ตรงกันข้ามกับความเข้าใจส่วนใหญ่พบว่า การทำงานแบบนี้ไม่ได้เหมาะกับทุก ๆ คน ทั้งนี้เนื่องจากหลายคนจะพบว่าตนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างสรรค์ยิ่งขึ้นก็ต่อเมื่ออยู่ในออฟฟิศ เมื่อตระหนักถึงความสำคัญพื้นฐานนี้ องค์กรที่มองการณ์ไกลจึงใช้การวิเคราะห์ความสามารถเชิงคาดการณ์ เพื่อค้นหาโปรไฟล์ และขยายความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ DNA ด้านพฤติกรรมของพนักงานแต่ละคนในองค์กร ปีที่ผ่านมา อินฟอร์ได้ทำการวิจัยในส่วนที่สำคัญนี้ ระบุโปรไฟล์จำนวนหนึ่งที่เหมาะสมที่สุดกับการทำงานระยะไกล โดยมีผลการวิจัยที่ชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นในการโฟกัสที่งาน พร้อมจุดแข็งจุดอ่อนของแต่ละคน ตลอดจนความพร้อมและความสบายใจในการแสดงความคิดและอารมณ์ ซึ่งผลจากการวิจัยยังได้แสดงให้เห็นว่า พนักงานที่ประสบความสำเร็จในการทำงานระยะไกลนั้นดูเหมือนว่าจะไม่ค่อยสนใจกับคำชมของคนนอกมากนัก แต่จะรู้สึกกระตือรือร้นเมื่อได้รับรู้ถึงความเร่งด่วนของงานที่ทำมากกว่า
การออกแบบแนวทางการทำงานแบบไฮบริด
ข้อมูลเชิงลึกประเภทนี้เผยให้เห็นถึงข้อกังวลของนายจ้าง ที่กำลังพิจารณาเปลี่ยนการทำงานทั้งหมดไปเป็นการทำงานแบบเวอร์ชวล หลายองค์กรเลือกใช้แนวทางแบบไฮบริดมากขึ้น เพื่อรองรับโปรไฟล์พนักงานที่หลากหลาย และเลือกใช้อย่างเหมาะสมเพื่อให้พนักงานได้แสดงความสามารถอย่างเต็มที่
สำหรับองค์กรที่ใช้วิธีทำงานแบบไฮบริด แม้แต่การจะเปลี่ยนกลับไปทำงานที่ออฟฟิศก็ไม่ใช่เรื่องง่ายอีกต่อไป เพราะจะต้องมีการจัดตารางเวลาการทำงานที่สร้างสรรค์ของคนในออฟฟิศ เพื่อลดการทำงานใกล้กันให้เหลือน้อยที่สุด โดยจะต้องมีพื้นที่ในการทำงานที่กว้างขวางขึ้น พร้อมระบบกรองอากาศที่ได้รับการปรับปรุง ซึ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ควรต้องรวมไว้เป็นส่วนหนึ่งของแผนงาน
อนาคตของการทำงานมาถึงแล้ว
ขณะนี้ดูเหมือนจะเป็นที่ยอมรับกันในระดับสากลแล้วว่า การทำงานในออฟฟิศแบบเต็มเวลากำลังเหลือน้อยลงทุกขณะ และไม่ว่ารูปแบบการทำงานแบบเวอร์ชวลหรือไฮบริดจะเหมาะสมหรือไม่ก็ตาม สิ่งสำคัญอย่างยิ่ง คือ จะต้องทำตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดตามที่กำหนดไว้ในการรับรองมาตรฐาน ISO ใหม่ ที่ให้คำแนะนำในการจัดการสุขภาพจิต และความปลอดภัยในการทำงานโดยประเมินถึงความเสี่ยงด้านจิตสังคม ทั้งนี้ จะต้องตระหนักถึงความสำคัญของการมีระบบที่เหมาะสมในการติดตาม ให้ความสำคัญ และส่งเสริมการมีส่วนร่วม ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้
รูปแบบการทำงานในอนาคตอยู่ที่นี่แล้ว และองค์กรที่มองการณ์ไกลกำลังสรุปกลยุทธ์เพื่อขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงาน ลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด รวมถึงรักษาบุคลากรที่มีความสามารถที่องค์กรต้องการเอาไว้ เพื่อจะได้ยืนหยัดได้อย่างมั่นคงท่ามกลางเศรษฐกิจที่ผันผวนมากขึ้นในอนาคต